실리콘밸리 대형 테크 컨퍼런스 현장에 가보면 진짜 이야기는 메인 무대가 아니라 로비 구석, 작은 모임에서 오간다. 사람들은 이걸 ‘사이드 이벤트’라 부른다. 요즘 스타트업 마케팅에서 이만한 채널이 없다는 말도 나온다. 테크크런치가 주최하는 디스럽트 같은 큰 행사조차 공식 프로그램 옆에 참가자나 커뮤니티가 직접 여는 사이드 이벤트 자리를 따로 마련해줄 정도다. 판이 그만큼 커졌다는 뜻이다. 막상 직접 열려고 하면? 뭐부터 손대야 할지 막막하다. 처음 기획하는 사람도 순서대로 따라가면 되도록 정리해봤다.
사이드 이벤트, 정확히 뭘까
사이드 이벤트는 컨퍼런스 공식 세션 밖에서 참가자들이 알아서 여는 부대 모임이다. 조찬 모임, 창업가 믹서, 데모 나이트, 테마 파티, 심지어 아침 러닝 클럽까지. 형식은 제각각이지만 공통점은 하나다. 컨퍼런스 때문에 한 도시에 모인 사람들을 활용한다는 것. 주최 측 입장에서도 손해 볼 게 없다. 공식 프로그램만으로 채우기 힘든 니치한 관심사를 사이드 이벤트가 대신 소화해주기 때문이다. 그래서 최근에는 운영진이 아예 사이드 이벤트 신청을 공개로 받고, 참가자 명단이나 홍보 채널까지 지원해주는 경우도 늘었다.
부스 대신 사이드 이벤트를 여는 이유
부스 하나 빌리는 것보다 사이드 이벤트 쪽이 남는 게 많다는 평가가 많다. 이유는 세 가지로 정리된다.
- 브랜드 각인: 몇 시간이든 온전히 자기 이름으로 자리를 채운다는 것 자체가 광고보다 강하게 남는다.
- 양질의 리드: 초청 리스트를 직접 짜니까 타겟이 아닌 사람은 애초에 걸러진다.
- 관계의 밀도: 명함 백 장보다 열 명과 제대로 나눈 대화가 실제 계약이나 투자로 이어질 확률이 높다. 이건 여러 번 겪어본 사람이라면 다 동의할 거다.
비용도 생각보다 낮다. 공식 스폰서십이 수천만 원대인 데 비해 사이드 이벤트는 수백만 원대로도 충분히 티가 난다.
기획 5단계, 순서만 지키면 어렵지 않다
- 목표부터 숫자로 잡는다: ‘네트워킹’ 같은 막연한 목표 말고 ‘투자자 15명 확보’, ‘리드 50개 수집’처럼 셀 수 있는 숫자로 정한다.
- 컨셉은 하나로 좁힌다: 조찬이든 파티든 한 문장으로 설명 안 되면 초대장 문구부터 산으로 간다.
- 시간은 공식 일정을 피해서 잡는다: 메인 세션과 겹치면 아무리 좋은 기획도 사람이 안 온다. 아침 시간이나 저녁 애프터 파티 슬롯이 무난하다.
- 초대 리스트는 좁고 정확하게: 컨퍼런스 참가자 명단, 기존 고객, 업계 커뮤니티 순으로 우선순위를 매긴다.
- 현장 인력을 미리 배치한다: 등록, 안내, 사진 촬영까지 최소 2~3명은 있어야 진행자가 대화에 집중할 수 있다.
예산, 어디서부터 시작할까
규모별로 나눠보면 감이 잡힌다.
- 소규모(20~30명, 조찬·커피챗): 카페나 코워킹 공간 대관비 포함 100만~300만 원선.
- 중형(50~100명, 해피아워·믹서): 장소 대관에 케이터링까지 더해 500만~1000만 원선.
- 대형(150명 이상, 파티·데모 나이트): 별도 공간 임차, 음향, 스태프 인건비까지 포함해 2000만 원 이상은 잡아야 안전하다.
음식과 음료가 예산의 절반 가까이 차지하는 일이 흔하다. 처음이라면 핑거푸드와 웰컴 드링크 정도로 줄이고, 다음 회차부터 늘리는 편이 낫다. 욕심부터 부리면 예산은 순식간에 새어나간다.
사람을 진짜로 오게 만드는 법
초대장만 돌린다고 자리가 채워지지 않는다. 실제로 참석률을 끌어올리는 쪽은 이런 방식이다.
- 컨퍼런스 공식 앱이나 참가자 커뮤니티에 이벤트를 정식으로 등록한다.
- 연사나 업계 인플루언서 한두 명을 공동 호스트로 세워 그 사람 팔로워까지 끌어온다.
- SNS 공지보다 이메일과 슬랙, 디스코드 커뮤니티 공지가 실제 참석률에 훨씬 크게 작용한다.
- 참가 확정자에게 하루 전 리마인드 메시지를 보낸다. 이것 하나로 노쇼율이 눈에 띄게 줄어든다.
처음 열 때 자주 하는 실수
- 장소를 너무 크게 잡는다: 절반도 안 채워진 넓은 공간만큼 을씨년스러운 그림이 없다.
- 타겟이 불분명하다: ‘스타트업 관계자 누구나’ 식 초대는 결국 아무도 안 온다.
- 팔로업을 안 한다: 다음 날 감사 메일 한 통 안 보내면 그날 나눈 명함은 그냥 종이 쪼가리다.
- 공식 일정과 시간이 겹친다: 인기 세션과 겹치는 순간, 아무리 좋은 기획도 사람이 오지 않는다.
결국 남는 건 이 세 가지
숫자로 잡은 목표, 좁혀진 타겟, 팔로업까지. 사이드 이벤트 성패는 이 세 가지에서 갈린다. 화려한 장식이나 유명 연사보다 이 세 가지가 갖춰졌는지가 실제 성과를 좌우한다는 게, 이런 행사를 여러 번 열어본 사람들 입에서 공통으로 나오는 얘기다. 솔직히 처음부터 대형 파티를 노리는 건 무리다. 소규모 조찬 모임부터 시작해서 감을 익히고, 다음 컨퍼런스에서 규모를 키우는 순서를 권한다.
테크크런치 보도를 바탕으로 정리했다: TechCrunch
테크가이드팀
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